ವಿಮಾದಾತರು ವಾರದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ IMD ಸ್ಟೇಷನ್ನಿಂದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕವರ್ ಅವಧಿಯ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ರೈನ್ಫಾಲ್ ಇಂಡೆಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ಲೆಕ್ಕ ಹಾಕಬೇಕು. ವಿಮಾದಾತರು ವಿಮಾದಾರರಿಗೆ ಕ್ಲೈಮ್ ಸಂದರ್ಭವನ್ನು ಘೋಷಿಸಬೇಕು.
ಪೂರ್ವ-ನಿರ್ಧರಿತ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ ಕ್ಲೈಮ್ಗಳನ್ನು ಸೆಟಲ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ – ಕವರೇಜ್ ಅವಧಿಯ ಕೊನೆಯ ದಿನದಿಂದ 3 ತಿಂಗಳು, ಅಂದರೆ ಅಕ್ಟೋಬರ್ 15 ವರೆಗೆ.
ಸಂಬಂಧಿತ ಪ್ರದೇಶಗಳಲ್ಲಿ ಘೋಷಿಸಬೇಕಾದ ಕ್ಲೈಮ್ ಘಟನೆಯನ್ನು, ವಿಮಾದಾರ/ಡೀಲರ್ ಕೇಂದ್ರಗಳಿಗೆ ನೋಟಿಫಿಕೇಶನ್ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಮೂರು ತಿಂಗಳ ಒಳಗೆ, ಮಹಿಕೋದ ಗ್ರಾಹಕರು ಎಚ್ಡಿಎಫ್ಸಿ-ಎರ್ಗೋ ಕ್ಲೈಮ್ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ಲಭ್ಯವಿರುವಾಗ ಆಯ್ದ ದಿನಾಂಕಗಳಲ್ಲಿ ಅಧಿಕೃತ ಕ್ಲೈಮ್ ಸೆಟಲ್ಮೆಂಟ್ ಕೇಂದ್ರದಲ್ಲಿ ಕೂಪನ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸಬೇಕು. ಎಚ್ಡಿಎಫ್ಸಿ-ಎರ್ಗೋದ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ಲಭ್ಯವಿರುವ ದಿನಾಂಕಗಳನ್ನು ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
ಎಲ್ಲಾ ಕ್ಲೈಮ್ಗಳು ಎಚ್ಡಿಎಫ್ಸಿ ಎರ್ಗೋ ಜಿಐಸಿ ಲಿಮಿಟೆಡ್ನಿಂದ ನೇಮಕಗೊಂಡ ಸರ್ವೇದಾರರಿಂದ ಅನುಮೋದನೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತವೆ